Entretien d’inscription ou véritable entretien de recrutement : votre agence va-t-elle assez loin ?

Un candidat passe à l’agence, vous présente son CV, vous explique son parcours, vous donne ses disponibilités et vous confirme qu’il est motivé. Quinze minutes plus tard, son dossier est créé et vous passez au candidat suivant.

Mais êtes-vous réellement en mesure de présenter ce candidat à un client et de défendre son profil ?

Dans les agences d’emploi, les pratiques varient beaucoup. Certains échanges servent principalement à inscrire un candidat dans la base. D’autres permettent d’approfondir ses compétences, de vérifier ses expériences, de comprendre ses attentes et de préparer une présentation argumentée au client.

Il n’existe pas de durée idéale valable pour tous les entretiens. En revanche, il existe une question essentielle : avez-vous recueilli suffisamment d’informations pour prendre une décision de recrutement pertinente ?

1. Inscrire un candidat n’est pas nécessairement le recruter

Un entretien d’inscription permet de recueillir les informations de base : identité, parcours, disponibilités, mobilité, attentes et documents nécessaires au dossier.

C’est une étape utile. Elle permet de connaître un candidat, d’identifier ses premières possibilités et de déterminer si un échange plus approfondi est pertinent.

Mais elle ne suffit pas toujours à qualifier son profil.

Prenons un exemple. Un candidat vous explique qu’il a travaillé deux ans comme préparateur de commandes. Vous notez son expérience, ses disponibilités et le type de contrat recherché.

Pourtant, vous ne savez pas encore nécessairement s’il utilisait un scan, s’il préparait des commandes à forte cadence, s’il connaissait les règles de sécurité de l’entrepôt ou s’il avait déjà travaillé en horaires décalés.

Vous connaissez son intitulé de poste. Vous ne connaissez pas encore précisément ses compétences.

Le risque est de confondre la présence d’un candidat dans votre base avec votre capacité à le positionner sur une mission.

2. Combien de temps doit durer un entretien de recrutement ?

La bonne réponse n’est pas « 30 minutes » ou « 45 minutes ». La durée dépend du poste, de la complexité du besoin, du parcours du candidat et des informations déjà disponibles.

Voici trois situations pour vous aider à distinguer les objectifs :

• Entretien d’inscription : recueillir les informations de base et identifier les possibilités de collaboration. Point de vigilance : ne pas considérer le dossier comme entièrement qualifié.
• Entretien de qualification : approfondir les compétences, les expériences, les attentes et les contraintes. Point de vigilance : ne pas se contenter des déclarations générales du candidat.
• Entretien approfondi lié à une mission : vérifier l’adéquation avec un poste précis et les critères déterminants pour le client. Point de vigilance : approfondir les points décisifs sans poser des questions inutiles.

Un échange court peut être parfaitement adapté à une première prise de contact. À l’inverse, un candidat expérimenté peut nécessiter un entretien plus approfondi si la mission exige des compétences techniques précises ou présente des contraintes particulières.

L’objectif n’est donc pas de faire durer les entretiens. C’est d’éviter qu’ils se terminent avant que les informations essentielles aient été recueillies.

3. Les questions à avoir posées avant de présenter un candidat au client

Imaginez que votre client vous appelle et vous demande : « Pourquoi me présentez-vous ce candidat plutôt qu’un autre ? »

Pouvez-vous lui répondre autrement que par son CV, son expérience et sa disponibilité ?

Avant de proposer un candidat, vérifiez que vous disposez d’informations suffisamment précises sur plusieurs dimensions.

Ses compétences réelles

Ne vous contentez pas de demander si le candidat sait réaliser une tâche. Faites-le parler de son expérience.

• Quelles tâches réalisiez-vous concrètement sur votre dernier poste ?
• Quels outils, équipements ou logiciels utilisiez-vous ?
• Sur quelles opérations étiez-vous autonome ?
• Pouvez-vous me décrire une difficulté rencontrée et la manière dont vous l’avez résolue ?

Une réponse concrète permet de mieux comprendre ce que le candidat a réellement pratiqué.

Ses conditions de réussite

Un candidat peut avoir les compétences requises, mais rencontrer des difficultés si les conditions de la mission ne lui conviennent pas.

• Quels horaires avez-vous déjà pratiqués ?
• Quels déplacements pouvez-vous raisonnablement effectuer ?
• Quelles conditions de travail connaissez-vous ?
• Quelles contraintes pourraient vous empêcher d’accepter cette mission ?

Ces questions doivent être adaptées au poste et à ses exigences réelles. Elles ne servent pas à collecter des informations personnelles sans rapport avec l’emploi.

Ses attentes et sa motivation

« Vous êtes motivé ? » apporte peu d’informations à lui seul.

Préférez des questions qui permettent de comprendre ce que recherche le candidat :

• Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce type de poste ?
• Qu’attendez-vous de votre prochaine mission ?
• Quels éléments sont déterminants pour que vous acceptiez une proposition ?

Vous pourrez ainsi vérifier si la mission correspond à ses attentes et limiter les mauvaises surprises après la présentation au client.

Pour aller plus loin sur la façon de poser ces questions, retrouvez notre méthode pour conduire un entretien de recrutement en cinq étapes.

4. Prises de références : à quel moment sont-elles utiles ?

La prise de références peut apporter un éclairage complémentaire sur un parcours professionnel. Elle ne doit cependant être ni automatique ni utilisée comme un substitut à l’entretien.

Elle est particulièrement pertinente lorsqu’un élément important doit être confirmé et qu’une référence professionnelle peut réellement aider à le vérifier.

Par exemple, si une mission exige une forte autonomie sur une activité spécifique, vous pouvez chercher à confirmer la nature des responsabilités effectivement exercées par le candidat.

Avant de contacter une référence, quelques précautions s’imposent :

• Informer préalablement le candidat de la démarche envisagée.
• Vérifier la pertinence des questions par rapport au poste et aux compétences recherchées.
• Respecter la confidentialité des informations recueillies.
• Distinguer les faits vérifiables des appréciations subjectives d’un ancien interlocuteur.

Le Code du travail prévoit notamment que le candidat soit informé avant la mise en œuvre des méthodes et techniques d’aide au recrutement, que les résultats obtenus restent confidentiels et que les méthodes utilisées soient pertinentes au regard de leur objectif.

Une référence ne garantit pas la réussite future d’un candidat. Elle apporte un élément supplémentaire à mettre en perspective avec son expérience, ses réponses et les exigences du poste.

Et toutes les missions ne nécessitent pas le même niveau de vérification. L’enjeu est de choisir les démarches utiles, pas d’accumuler les contrôles.

5. Distinguer ce que le candidat déclare de ce que vous avez vérifié

C’est une différence essentielle pour la qualité du recrutement.

Un candidat peut vous dire qu’il maîtrise un logiciel, qu’il est autonome ou qu’il sait travailler à cadence soutenue. Ces informations sont utiles, mais elles ne constituent pas toutes des compétences vérifiées.

Pour chaque point important, demandez-vous ce dont vous disposez réellement :

• Une information déclarée par le candidat ?
• Un exemple précis qui illustre son expérience ?
• Une compétence observée lors d’une mise en situation ?
• Un élément complémentaire vérifié par une démarche adaptée ?

Vous n’avez pas besoin de tout tester. Vous devez surtout savoir sur quels éléments repose votre appréciation.

Cette distinction vous permet d’éviter les présentations trop affirmatives et de mieux expliquer au client les points forts comme les éventuelles réserves.

6. Êtes-vous capable de vendre le profil à votre client ?

C’est le test le plus concret pour savoir si votre entretien est allé suffisamment loin.

Imaginez que vous présentiez un candidat à un client qui recherche un préparateur de commandes expérimenté.

Une présentation superficielle pourrait être :

« J’ai un candidat disponible immédiatement. Il a deux ans d’expérience en préparation de commandes et il est motivé. »

Ces informations ne sont pas inutiles, mais elles ne permettent pas au client de comprendre pourquoi il devrait retenir ce profil.

Une présentation plus argumentée pourrait être :

« J’ai rencontré un candidat qui a deux ans d’expérience en préparation de commandes. Il a notamment utilisé des scanners pour préparer et contrôler les commandes, travaillé en horaires d’équipe et décrit précisément les contrôles qu’il réalise avant l’expédition. Il est disponible sur les horaires que vous nous avez indiqués. Je n’ai toutefois pas encore vérifié son expérience sur votre logiciel spécifique. »

Cette seconde présentation est plus utile parce qu’elle relie les informations recueillies aux exigences du poste, tout en distinguant ce qui est connu de ce qui reste à confirmer.

Si vous ne savez pas expliquer pourquoi ce candidat correspond au besoin du client, il vous manque peut-être encore des informations.

7. Comment améliorer les entretiens sans ralentir toute l’agence ?

Le manque de temps est une réalité en agence d’emploi. Les commandes d’intérim à honorer, les urgences clients et les nombreux candidats à contacter rendent difficile l’approfondissement systématique de chaque dossier.

La solution n’est pas de transformer chaque entretien en entretien long.

Elle consiste à adapter le niveau d’approfondissement au besoin.

Vous pouvez par exemple :

• conserver un premier échange court pour recueillir les informations de base ;
• identifier les compétences et critères qui devront être approfondis selon les postes visés ;
• prévoir un entretien complémentaire lorsque des informations importantes manquent ;
• formaliser les points vérifiés et ceux qui restent à confirmer dans le dossier candidat ;
• harmoniser les pratiques de l’équipe pour éviter que la qualité de qualification ne dépende uniquement des habitudes de chacun.

Pour un Responsable d’Agence, l’enjeu est aussi managérial : aider les Chargés de Recrutement à mieux qualifier les candidats, sans leur imposer un questionnaire interminable ni ralentir inutilement le traitement des commandes.

C’est aussi une manière concrète de développer les compétences des Chargés de Recrutement au quotidien, à travers les pratiques de l’équipe.

Le test à faire dès votre prochain entretien

À la fin de votre prochain échange avec un candidat, posez-vous ces trois questions :

1. Suis-je capable d’expliquer précisément ce que ce candidat sait faire ?
2. Ai-je identifié les conditions dans lesquelles il pourra réussir la mission ?
3. Puis-je présenter son profil à mon client avec des arguments concrets, sans affirmer ce que je n’ai pas vérifié ?

Si vous répondez oui aux trois questions, vous disposez d’une base solide pour avancer. Si vous répondez non à l’une d’elles, identifiez les informations manquantes et déterminez si elles justifient un approfondissement.

Il ne s’agit pas de prolonger systématiquement les entretiens. Il s’agit de faire en sorte que le temps consacré à chaque candidat permette réellement de prendre de meilleures décisions.

Votre équipe mène-t-elle des entretiens qui permettent réellement de défendre les candidatures auprès des clients ? C’est un sujet qui mérite d’être travaillé autant dans les pratiques individuelles que dans les routines de l’agence.