Votre agence fait du placement CDI. Mais que se passe-t-il si le candidat part ?

Un candidat accepte le poste. Le contrat est signé. La prise de poste est prévue. Votre agence facture ses honoraires. Et trois semaines plus tard, le candidat quitte l’entreprise.

Que se passe-t-il ?

C’est à ce moment-là que l’on découvre souvent si l’offre de placement de l’agence était réellement maîtrisée.

Parce qu’un placement CDI ne se résume pas à présenter un candidat et à appliquer un pourcentage sur son salaire annuel. Il faut aussi savoir quand facturer, ce que couvre la garantie de remplacement, pendant combien de temps et dans quelles conditions l’agence devra éventuellement recommencer la recherche.

Et cela peut avoir beaucoup plus d’impact sur la rentabilité de la prestation qu’un ou deux points d’honoraires.

Le premier sujet : quand l’agence facture-t-elle ?

C’est une question commerciale qui paraît secondaire. Elle ne l’est absolument pas. Selon les conditions négociées avec le client, plusieurs modèles peuvent exister.

Facturation à la signature du contrat de travail. L’agence facture lorsque le candidat et l’entreprise formalisent leur engagement. Pour l’agence, l’avantage est évident : le chiffre d’affaires est généré plus tôt. Mais il faut avoir prévu précisément ce qui se passe si le candidat ne prend finalement pas son poste.

Une décision du Tribunal des activités économiques de Paris montre d’ailleurs qu’une formulation comme « 100 % à l’acceptation embauche candidat » peut devenir source de discussion lorsqu’elle ne permet pas de déterminer clairement l’étape déclenchant la facturation. Dans cette affaire, le tribunal a notamment retenu, au regard des autres clauses, la nécessité d’une signature du contrat et d’une prise de poste effective.

Facturation à la prise de poste. Le candidat arrive effectivement dans l’entreprise. L’agence facture à ce moment-là. C’est un fonctionnement très courant dans les modèles au succès : une décision récente du Tribunal des activités économiques de Paris examinait ainsi un contrat prévoyant une facturation à 100 % à la date d’entrée en fonction.

Facturation fractionnée. L’agence peut également prévoir plusieurs échéances. Par exemple, une partie à la prise de poste puis le solde quelques semaines ou mois plus tard. Dans une affaire examinée par le Tribunal des activités économiques de Paris, les honoraires d’un cabinet étaient par exemple réglés en six mensualités à compter de la prise de poste.

Et là encore, le mécanisme de garantie devient essentiel. Car facturer 100 % immédiatement et facturer progressivement ne fait pas porter le même risque financier à l’agence.

Et si l’agence attend la fin de la période d’essai ?

C’est encore autre chose. Imaginons une prestation facturée 12 % du salaire annuel brut. Dans le premier modèle, l’agence encaisse la totalité à la prise de poste. Dans le second, elle ne perçoit une partie des honoraires qu’après plusieurs semaines ou après la période d’essai.

Le client peut percevoir la deuxième formule comme plus sécurisante. Mais pour l’agence, cela signifie aussi : davantage de trésorerie immobilisée ; un délai plus long avant de transformer le placement en chiffre d’affaires encaissé ; une exposition plus importante à une rupture avant l’échéance ; et potentiellement plusieurs mois de travail avant de sécuriser la totalité de la rémunération.

Le pourcentage d’honoraires ne raconte donc qu’une partie de l’histoire.

Une garantie de remplacement n’est pas une simple « assurance »

C’est le deuxième sujet que les agences doivent maîtriser. Une garantie de remplacement n’est pas automatique. Elle dépend de ce qui a été contractuellement prévu : durée, événement déclencheur, conditions, exclusions et nature de la compensation.

Et surtout : remplacement ne veut pas forcément dire remboursement. Le contrat peut prévoir que l’agence relance gratuitement une recherche. Il peut prévoir un avoir. Une restitution partielle. Ou une autre mécanique contractuelle.

Il faut donc éviter de parler de « garantie » comme si toutes les agences proposaient exactement la même chose.

Une décision du Tribunal des activités économiques de Paris rappelle notamment qu’une clause de garantie de remplacement doit être interprétée avec les autres stipulations du contrat. Dans l’affaire concernée, une garantie de trois mois était liée au premier jour travaillé du candidat.

Autrement dit : la garantie doit être lue avec la facturation. Les deux sujets sont liés.

Une agence peut avoir 2 points d’honoraires de plus… et prendre beaucoup plus de risque

C’est probablement le point que les Responsables d’Agence et dirigeants devraient davantage regarder. Prenons deux offres fictives.

Agence A — Honoraires : 12 %. Facturation : 100 % à la prise de poste. Garantie : remplacement pendant 3 mois.

Agence B — Honoraires : 14 %. Facturation : 50 % à la prise de poste, solde après la période d’essai. Garantie : remplacement pendant la période prévue au contrat.

À première vue, l’agence B facture davantage. Mais laquelle a construit l’offre la plus rentable ? Impossible de répondre simplement avec le pourcentage.

Il faut regarder le montant réellement facturé, le moment où il est encaissé, le coût de la recherche initiale, le risque de devoir recommencer et la durée pendant laquelle l’agence reste engagée. C’est exactement pour cela qu’une différence de 1 ou 2 points d’honoraires peut être beaucoup moins importante qu’une différence dans les conditions de facturation et de garantie.

Le vrai risque commence quand le candidat part

Imaginons maintenant que le candidat quitte l’entreprise pendant la période couverte par la garantie. L’agence doit reprendre la mission. Le Responsable d’Agence doit éventuellement réaffecter un Chargé de Recrutement. Il faut rechercher. Qualifier. Présenter. Organiser les échanges. Suivre le processus. Et recommencer. Sans nécessairement facturer un nouvel honoraire.

Le premier placement peut alors avoir consommé une partie importante de sa marge. Et si le deuxième candidat part à son tour, le problème devient encore plus évident.

La garantie de remplacement n’est donc pas seulement une promesse commerciale destinée à rassurer le client. C’est un engagement économique pour l’agence. Il doit être intégré dans le calcul de rentabilité de la prestation.

Que doit donc regarder une agence avant de vendre un placement CDI ?

Avant de discuter uniquement du pourcentage, le Responsable d’Agence devrait être capable de répondre à quelques questions simples :

• Quand l’honoraire devient-il facturable ? Signature du contrat ? Prise de poste ? Autre échéance ?
• Quand l’argent est-il réellement encaissé ? Une facture émise n’est pas encore du cash.
• Que se passe-t-il si le candidat se désiste avant sa prise de poste ? Le contrat doit permettre de savoir précisément ce qu’il advient de la prestation.
• Quelle est la durée de la garantie ? Et surtout : à partir de quelle date commence-t-elle ?
• Qu’est-ce qui déclenche la garantie ? Départ du candidat ? Rupture à l’initiative de l’entreprise ? Autres situations prévues au contrat ?
• Que doit faire l’agence ? Rechercher un nouveau candidat ? Accorder un avoir ? Rembourser tout ou partie des honoraires ?
• Que se passe-t-il si le poste change ? Si les missions, la rémunération ou les conditions du poste évoluent fortement, est-on toujours dans le même recrutement ?

Le placement CDI ne se vend donc pas uniquement avec un pourcentage

Dire à un client « nous faisons le placement à 12 % » ne décrit finalement qu’une petite partie de l’offre. Un client peut comparer 12 % et 16 %. Mais le Responsable d’Agence doit aussi être capable de comparer les conditions qui se cachent derrière ces deux chiffres.

Quand l’agence facture-t-elle ? Quand encaisse-t-elle ? Quelle garantie propose-t-elle ? Pendant combien de temps ? Que se passe-t-il si le candidat part ? Et surtout : combien coûte réellement à l’agence le fait de devoir recommencer ?

C’est là que le placement CDI devient un véritable sujet de rentabilité. Une agence qui maîtrise son offre ne connaît donc pas seulement son taux d’honoraires. Elle connaît le risque économique qu’elle accepte en échange de cet honoraire. Et c’est souvent beaucoup plus important qu’un ou deux points de pourcentage — c’est tout l’enjeu déjà posé en évoquant comment le placement CDI commence bien avant que le client en parle explicitement : savoir détecter l’opportunité ne suffit pas, il faut aussi savoir dans quelles conditions la transformer en prestation rentable et sécurisée.

Point de vigilance juridique : les modalités de facturation et de garantie dépendent du contrat conclu entre l’agence et son client. Elles doivent être formulées clairement et cohérentes entre elles. Les décisions de justice citées ici illustrent des situations contractuelles particulières et ne constituent pas une règle générale applicable à tous les contrats de placement.