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Lorsqu’un nouveau Chargé de Recrutement arrive dans une agence d’emploi, une question revient rapidement : quand peut-on considérer qu’il est opérationnel ?

Une semaine ? Un mois ? Trois mois ? La réponse dépend évidemment du profil, de son expérience et du poste qui lui est confié. Mais une chose est certaine : savoir se débrouiller dans une agence ne signifie pas encore connaître son agence.

« Il connaît déjà le métier, il a travaillé en agence »

C’est une phrase que l’on entend régulièrement lorsqu’un CR expérimenté rejoint une nouvelle équipe. Et elle paraît logique. S’il a déjà travaillé deux ans, trois ans ou davantage dans une agence d’emploi, pourquoi faudrait-il lui expliquer le fonctionnement du métier ?

Parce qu’il connaît le métier. Mais il ne connaît pas encore nécessairement votre manière de l’exercer. Une agence d’emploi peut avoir ses propres habitudes, ses propres priorités, ses propres outils, ses propres critères et surtout sa propre culture de travail.

La place donnée au recrutement, à la Proposition Active, au commercial, au suivi des intérimaires, au placement CDD-CDI ou encore aux tâches administratives peut varier fortement d’une agence à l’autre. Et parfois même au sein d’un même groupe.

Une PA peut être une pratique commerciale très structurée dans une agence et beaucoup plus informelle dans une autre. Un CR peut être fortement responsabilisé sur le commercial ici, alors qu’il sera presque exclusivement centré sur le recrutement ailleurs.

Pourquoi ? Parce qu’une agence est aussi fortement marquée par la personnalité, l’expérience et les habitudes de travail de son RA ou de son dirigeant.

L’expérience précédente est donc un véritable atout. Mais elle n’est jamais une raison suffisante pour supprimer l’onboarding.

« Personne ne m’a expliqué comment cette agence fonctionnait »

C’est une remarque que j’ai entendue à de nombreuses reprises en formation. Et elle revient particulièrement chez des CR qui avaient pourtant déjà travaillé en agence.

Le paradoxe est intéressant. Plus une personne est expérimentée, plus on peut avoir tendance à réduire son accompagnement à son arrivée. Après tout, elle connaît le métier.

Mais elle ne connaît pas encore vos clients et leurs exigences particulières, vos secteurs d’activité, vos habitudes de qualification, vos outils et votre organisation, la répartition des rôles dans l’équipe, vos priorités commerciales, votre façon de présenter les candidats, vos critères pour accepter ou refuser certaines commandes, les clients avec lesquels il faut être particulièrement vigilant, les opportunités que l’agence attend de ses CR.

Et surtout, elle ne connaît pas encore les exceptions. Or c’est souvent là que se trouve la vraie compétence.

Le temps fait partie de la formation

Dans les cabinets de recrutement, il n’est pas rare de considérer qu’un Consultant Junior a besoin de plusieurs trimestres avant d’être réellement opérationnel, parfois autour de trois trimestres. Pour un Chargé de recrutement, trois mois peuvent déjà constituer une première étape importante de montée en autonomie.

Ce délai n’est pas uniquement consacré à l’apprentissage des techniques. Il sert aussi à accumuler des situations. Un recrutement n’est jamais exactement identique au précédent. Au fil des semaines, le professionnel va rencontrer des candidats très différents, des profils plus ou moins faciles à recruter, des clients plus ou moins exigeants, des commandes simples et d’autres beaucoup plus ambiguës, des urgences, des refus, des désistements, des situations qu’il n’avait encore jamais rencontrées.

Et progressivement, il commence à comprendre les nuances. Le temps permet de passer de « je sais faire » à « je sais pourquoi je le fais ainsi ».

Il permet également de commencer à connaître les clients. Parce qu’un client ne se résume pas à une fiche dans le CRM. Il faut parfois plusieurs commandes, plusieurs échanges et quelques situations compliquées pour comprendre ce qu’il attend réellement : le profil qu’il privilégie, son niveau d’exigence, sa réactivité, ses contraintes, ses habitudes et les détails auxquels il attache de l’importance.

Un nouveau CR ne doit pas seulement apprendre le métier

Son intégration devrait idéalement comporter trois dimensions.

1. Apprendre le métier — Comprendre les fondamentaux de l’intérim, du recrutement, de la relation candidat et de la relation client.

2. Apprendre l’agence — Comprendre comment votre agence applique ce métier. Qui fait quoi ? Quelles sont les priorités ? Comment traite-t-on une commande ? Quelle place donne-t-on à la PA ? Comment travaille-t-on avec les clients ? Qu’attend-on précisément d’un CR ?

3. Apprendre à arbitrer — C’est probablement le niveau le plus long à atteindre. Un CR devient progressivement autonome lorsqu’il est capable, face à une situation nouvelle, de se demander : qu’est-ce que je dois vérifier ? Quelles questions dois-je poser ? Quelle décision est pertinente ? Et à quel moment dois-je demander de l’aide ? C’est très différent de simplement savoir utiliser un logiciel.

J+30, J+60, J+90… mais pas pour tout le monde

Les fameux 30, 60 ou 90 jours peuvent être utiles pour structurer l’accompagnement. Mais attention à ne pas transformer ces échéances en calendrier rigide.

À J+30, on peut attendre d’un nouveau CR qu’il ait compris les fondamentaux et qu’il commence à fonctionner avec davantage de repères. À J+60, il peut progressivement gagner en autonomie sur des situations courantes. À J+90, il peut commencer à prendre davantage d’initiatives et à gérer des situations plus variées.

Mais cela ne signifie pas qu’il « connaît l’agence ». Il commence seulement à avoir suffisamment de vécu pour comprendre son fonctionnement. Et cette distinction est importante pour un manager.

Le vrai risque : apprendre l’agence par imitation

Lorsqu’un nouveau CR n’a pas suffisamment de repères, il va naturellement observer ses collègues. C’est normal. Mais il va aussi reproduire ce qu’il voit.

Si personne ne lui explique pourquoi une commande est systématiquement acceptée, il peut intégrer que toutes les commandes doivent l’être. Si personne ne lui explique pourquoi certains clients nécessitent davantage de qualification, il peut reproduire les mêmes raccourcis. Si personne ne lui explique comment une PA est utilisée dans l’agence, il va naturellement appliquer les pratiques qu’il connaissait auparavant.

Un nouveau CR ne reproduit donc pas seulement ce qu’on lui apprend. Il reproduit aussi ce qu’il observe. C’est pourquoi l’onboarding n’est pas simplement une affaire de RH. C’est aussi un sujet de management et de performance.

Alors, quand est-il vraiment opérationnel ?

Peut-être pas lorsque vous pouvez lui laisser son téléphone et votre logiciel sans surveillance. Mais plutôt lorsqu’il commence à être capable de raisonner comme un professionnel de votre agence.

Lorsqu’il connaît suffisamment vos clients pour anticiper leurs attentes. Lorsqu’il sait différencier une situation classique d’une situation qui mérite d’être discutée. Lorsqu’il peut expliquer ses choix. Et lorsqu’il sait aussi reconnaître ce qu’il ne sait pas encore. C’est probablement cela, la véritable autonomie.

Un bon onboarding ne cherche pas à rendre un CR autonome le plus vite possible. Il cherche à lui permettre de devenir autonome sur les bonnes choses, au bon moment, avec les bons repères. Et parfois, cela prend trois mois. Parfois davantage. Ce n’est pas forcément un problème.

Le vrai problème, c’est de croire qu’un CR est opérationnel simplement parce qu’il arrive à se débrouiller.

Former un CR ne consiste pas seulement à lui transmettre des techniques de recrutement. Il faut aussi lui permettre de comprendre les situations qu’il rencontre réellement en agence : qualifier une commande, exploiter une base candidats, détecter une opportunité commerciale, présenter un profil, développer le placement CDD-CDI…

Chez IntervYOU, les formations sont conçues à partir de ces situations de terrain, avec une approche directement applicable dans les agences d’emploi.