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Dans beaucoup d’agences d’emploi, on parle de « contrôle de références ». Le terme est tellement installé qu’on ne le questionne presque plus. Pourtant, il dit déjà quelque chose de la manière dont la pratique est parfois abordée.

Contrôler. Vérifier un poste. Une date. Une entreprise. Puis obtenir un « oui, ça s’est bien passé ». Et parfois, quelques minutes plus tard : « Référence : OK. »

Mais qu’a-t-on réellement appris ?

Une référence n’est pas une case à cocher

Imaginez la situation. Vous avez rencontré un candidat. Vous connaissez son parcours, ses expériences, ses compétences et ses souhaits. Vous décidez de prendre une référence sur une expérience précédente. Vous appelez son ancien responsable et demandez : « Il a bien travaillé chez vous ? » « Oui. » « Il était bien préparateur de commandes ? » « Oui. » « Vous en étiez satisfait ? » « Oui. » « Vous le reprendriez ? » « Oui. » Merci, au revoir. Référence : bonne.

Mais qu’avez-vous réellement appris ? Pas grand-chose. Vous savez qu’un ancien responsable a une appréciation positive. Mais vous ne savez pas forcément pourquoi. Et surtout, vous n’avez pas beaucoup enrichi votre compréhension du candidat.

Une bonne référence doit faire parler

Le but n’est pas de faire subir un interrogatoire à l’ancien employeur. C’est même l’inverse. Le CR doit créer un échange suffisamment naturel pour obtenir des informations concrètes.

Par exemple : quelles étaient réellement ses principales responsabilités ? Sur quoi était-il particulièrement à l’aise ? Dans quel type de situation était-il le plus performant ? Quel était son niveau d’autonomie ? Comment fonctionnait-il avec l’équipe ? Comment réagissait-il en période de forte activité ? Y avait-il un point de vigilance particulier ? Dans quel environnement professionnel était-il le plus à l’aise ?

Et surtout : « Si vous deviez me donner un conseil pour réussir son intégration dans une nouvelle équipe, lequel serait-il ? »

On ne cherche plus simplement à savoir « Est-il bon ? » On cherche à comprendre « Comment travaille-t-il ? »

Avant de prendre une référence, préparez votre appel

Une bonne référence commence avant de décrocher le téléphone. Le CR doit savoir ce qu’il cherche. Pourquoi est-ce que je prends cette référence ? Que dois-je réellement comprendre ou confirmer ? Qu’est-ce que je sais déjà ? Inutile de faire réciter le CV au référent.

Qu’est-ce qui peut réellement influencer ma décision ? Une compétence ? Une autonomie ? Un comportement professionnel ? Une capacité d’adaptation ? Un environnement de travail ? Qu’est-ce que je vais faire de cette information ? Parce qu’une question dont la réponse ne servira à rien n’avait probablement pas besoin d’être posée.

Prenez aussi le temps de vous présenter

Cela paraît évident. Pourtant, certaines prises de références sont tellement rapides que le CR se présente à peine avant d’enchaîner les questions. « Bonjour, Nicolas de l’agence X. Je vous appelle concernant M. Dupont… » Puis immédiatement : « Il travaillait bien chez vous ? »

Pourquoi ne pas prendre trente secondes pour expliquer qui vous êtes, pourquoi vous appelez, dans quel contexte vous intervenez, ce que vous cherchez à comprendre, et pourquoi le retour de cette personne est intéressant ?

Ce n’est pas du temps perdu. C’est ce qui permet à votre interlocuteur de comprendre pourquoi il devrait prendre le temps de vous répondre correctement. Et cela participe aussi à l’image de votre agence. Même un appel de quelques minutes est un contact professionnel avec l’extérieur.

« Je n’ai que deux minutes »

Justement. Une bonne prise de références ne doit pas nécessairement durer vingt minutes. Mais une minute chrono ne permet généralement pas d’aller très loin. L’objectif n’est pas de parler longtemps. L’objectif est de poser les bonnes questions, dans le bon ordre, à la bonne personne.

Cinq minutes bien préparées peuvent être beaucoup plus utiles que quinze minutes improvisées.

Et surtout : ne vous contentez pas de « bonne référence »

C’est probablement l’une des habitudes qu’il faut le plus remettre en question. « J’ai eu une bonne référence. » Très bien. Mais qu’a dit précisément la personne ? Si l’information est importante pour votre décision, il est beaucoup plus utile de conserver l’essentiel du propos avec fidélité.

Par exemple : « Son ancien responsable souligne sa ponctualité et sa capacité à tenir un rythme soutenu. Il précise également qu’il était particulièrement à l’aise lorsque les consignes étaient clairement définies. » C’est beaucoup plus exploitable que : Référence : bonne.

Le premier commentaire permet au CR de réfléchir à la compatibilité avec une mission — exactement le type d’information qui permet aussi de mieux sécuriser une prise de poste. Le second ne permet quasiment rien.

Et si le référent n’est pas disponible ?

C’est là qu’il faut être particulièrement rigoureux. Le candidat vous a communiqué le nom d’une personne précise comme référence. Vous appelez. « Mme Martin n’est pas disponible aujourd’hui. » Le réflexe ne doit pas être : « Pas grave, je vais demander à la personne qui décroche. »

La référence porte sur le référent identifié, pas sur l’entreprise dans son ensemble. Le fait qu’un autre salarié décroche ne signifie pas qu’il est la personne désignée par le candidat pour apporter cette référence. Et le fait de pouvoir obtenir une information auprès de quelqu’un d’autre ne transforme pas automatiquement cette personne en référent.

La bonne démarche consiste plutôt à chercher à joindre la personne identifiée ou, si nécessaire, à revenir vers le candidat pour voir avec lui comment procéder.

La CNIL rappelle que le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat constitue une collecte indirecte d’informations et qu’il doit s’inscrire dans le cadre du recrutement. Elle précise notamment que le candidat doit avoir été préalablement informé de ce type de démarche.

On ne transforme donc pas une référence ciblée en enquête ouverte dans l’entreprise.

Et si le référent a quitté l’entreprise ?

Même problème. « Il n’est plus chez nous. » Cela ne signifie pas nécessairement que la référence est terminée. Si cette personne était précisément celle identifiée par le candidat, on peut chercher à la retrouver professionnellement, dans le respect du cadre applicable, plutôt que de demander immédiatement à quelqu’un d’autre de parler à sa place.

L’objectif n’est pas de multiplier les interlocuteurs. L’objectif est de recueillir l’éclairage de la personne qui connaît réellement le travail du candidat.

Une référence n’est pas une enquête

C’est un point essentiel. Une prise de références n’autorise pas à chercher « tout ce qu’on peut trouver » sur quelqu’un. Les informations recueillies dans le cadre du recrutement doivent avoir pour finalité d’apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi ou ses aptitudes professionnelles et présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou l’évaluation de ces aptitudes.

Autrement dit : on ne téléphone pas à un ancien employeur pour satisfaire sa curiosité. On cherche des informations pertinentes pour mieux évaluer le candidat. Et cette distinction est importante dans une agence d’emploi, où la pression opérationnelle peut parfois pousser à aller vite.

Une prise de références commence avec le candidat

Le CR doit également savoir expliquer la démarche. Pas simplement : « Donnez-moi deux numéros pour les références. » Mais plutôt : « Je souhaite prendre une référence sur cette expérience parce qu’elle est particulièrement proche de la mission que je vais vous proposer. Cela va me permettre de mieux comprendre votre façon de travailler et de sécuriser ma présentation auprès du client. »

Cette explication donne du sens à la démarche. Elle permet au candidat de comprendre pourquoi on souhaite contacter cette personne. Et elle contribue à professionnaliser une pratique qui, dans certaines agences, reste encore très informelle.

Le problème n’est pas forcément le manque de temps

Dans une agence d’emploi, le CR doit déjà répondre aux commandes d’intérim, rechercher des candidats, qualifier, appeler, gérer les urgences, suivre les intérimaires, mettre à jour les dossiers, parfois réaliser des PA, parfois participer à des actions commerciales, et gérer les imprévus permanents.

Alors oui : prendre correctement une référence demande quelques minutes de plus. Mais une mauvaise décision de recrutement peut coûter beaucoup plus cher. Une mission qui démarre mal. Un candidat qui abandonne. Un client mécontent. Une mission interrompue. Un remplacement à rechercher dans l’urgence.

Et surtout, du temps supplémentaire pour réparer une situation qui aurait peut-être pu être mieux anticipée. Professionnaliser une pratique ne signifie pas nécessairement la rendre plus lourde. Cela signifie souvent faire mieux avec le même temps.

Et si on changeait simplement de regard ?

Au lieu de considérer la référence comme une formalité à terminer avant de pouvoir valider le candidat, considérons-la comme une source d’informations supplémentaires pour prendre une meilleure décision.

Le vocabulaire compte. « Contrôle de références » pousse naturellement à chercher ce qui est vrai ou faux. « Prise de références » invite davantage à écouter, questionner et comprendre. Et au fond, le métier du Chargé de recrutement est précisément là. Pas seulement contrôler un parcours. Comprendre une personne au travail.

Et après la référence ?

C’est là que le sujet devient encore plus intéressant. Parce qu’une référence correctement menée ne devrait pas simplement finir dans un dossier. Elle doit permettre au CR de mieux connaître le candidat, de mieux évaluer sa compatibilité avec une mission et, lorsque c’est pertinent, de mieux préparer sa présentation et sa prise de poste.

C’est ce passage entre l’information recueillie et l’action qui en découle qui transforme une pratique administrative en véritable compétence de recrutement. Et c’est précisément là que les méthodes et les réflexes des équipes peuvent faire la différence.

Chez IntervYOU, nous travaillons ces réflexes avec les équipes d’agence. La prise de références n’est qu’une étape du processus de recrutement. Mais comme beaucoup de pratiques quotidiennes en agence, elle peut devenir beaucoup plus performante lorsqu’elle est structurée, maîtrisée et reliée au reste du métier.

Préparer l’appel. Poser les bonnes questions. Écouter réellement. Restituer les informations utiles. Et surtout, savoir ce que l’on va en faire ensuite. C’est cette approche très opérationnelle que nous travaillons dans les formations IntervYOU destinées aux agences d’emploi.