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« Il faut être plus proactif. » C’est une phrase que beaucoup de managers prononcent. Et souvent, elle part d’une bonne intention.

Le problème, c’est que « être plus proactif » ne constitue pas vraiment une consigne. Proactif sur quoi ? À quel moment ? Avec quelle priorité ? Et au détriment de quelle autre tâche ?

Parce que dans une agence d’emploi, les journées ne manquent généralement pas de travail. Elles manquent parfois de priorités clairement arbitrées.

Tout est urgent dans une agence d’emploi

Imaginons une journée classique. « Il faut absolument faire de la prospection cette semaine. » « Oui, mais nous avons des commandes d’intérim à honorer. » « Il faut aussi faire les PA. » « Pensez à relancer les clients. » « N’oubliez pas la base candidats. » « Il faut rappeler les intérimaires. » « Et les contrôles de références. » « Et il faudrait développer le placement. » « Et préparer le reporting. »

Tout cela peut être parfaitement légitime. Mais si tout est présenté comme prioritaire : plus rien ne l’est vraiment.

Le CR, le consultant, le commercial ou même le RA finit par passer sa journée à changer de priorité, plutôt qu’à avancer réellement sur celles qui ont le plus d’impact.

Le problème n’est pas forcément la motivation

Un collaborateur peut être motivé, impliqué et avoir envie de bien faire… et pourtant être peu performant. Pas parce qu’il ne travaille pas. Mais parce qu’il disperse son énergie.

Il commence une action commerciale. Une PA arrive. Il abandonne. Il revient sur son sourcing. Un intérimaire appelle. Il traite l’urgence. Puis son manager lui demande où en est sa prospection. Il reprend. Puis une commande urgente doit être honorée.

Et la journée se termine avec cette impression : « J’ai été occupé toute la journée, mais je n’ai pas vraiment avancé. » Ce sentiment est particulièrement démotivant.

Les PA sont importantes. Mais elles ne peuvent pas être le seul horizon.

Les PA — les prises de commandes — sont évidemment essentielles à l’activité d’une agence. Mais un objectif du type « Il faut faire plus de PA » ne suffit pas à piloter une équipe.

Il faut aussi se demander : quelles PA cherche-t-on ? Auprès de quels clients ? Avec quel potentiel ? Avec quelle rentabilité ? Avec quelles compétences disponibles dans le vivier ? Quelle capacité l’agence a-t-elle réellement à honorer ces commandes d’intérim ? Et quelle part du temps de l’équipe doit être consacrée à leur traitement ?

Car prendre une commande n’est pas encore avoir créé de la performance. Il faut ensuite la qualifier, la traiter efficacement, trouver les bons candidats et sécuriser la mission. Et parfois, savoir dire non à une commande qui mobiliserait énormément de ressources pour une rentabilité insuffisante peut aussi être une décision de manager.

Même chose pour la prospection

La prospection est indispensable. Mais demander « Il faut prospecter davantage » sans définir qui prospecte, quand, comment et avec quel objectif revient souvent à repousser le problème.

Dans certaines agences, le développement commercial relève principalement du RA. Dans d’autres, des commerciaux ou consultants sont présents. Certaines agences demandent également aux Chargés de Recrutement de détecter des opportunités. Certaines fixent des objectifs de PA, de placement, de CA ou de marge. D’autres non. Il n’existe pas un modèle unique.

Mais il existe une règle commune : chacun doit savoir ce qui relève de son rôle et ce qui est prioritaire.

Un objectif sans arbitrage peut devenir contre-productif

Prenons un CR à qui l’on demande simultanément : honorer les commandes d’intérim, réaliser les PA, relancer les candidats, mettre à jour la base, faire de la prospection, développer le placement, et gérer les urgences du quotidien.

Tout est utile. Mais tout ne peut pas recevoir la même quantité de temps. Le rôle du manager n’est donc pas simplement d’ajouter des objectifs. Son rôle est aussi de décider où l’équipe doit mettre son énergie.

Un bon objectif doit donner une direction

C’est là que les objectifs SMART deviennent utiles. Pas parce qu’il faut absolument prononcer le mot SMART dans chaque réunion. Mais parce qu’un objectif efficace doit permettre au collaborateur de comprendre ce que l’on attend, pour quand, avec quel niveau de résultat, comment on va mesurer la progression, et quelles ressources ou priorités permettent de l’atteindre.

« Fais plus de prospection » est une intention. « Consacrer deux créneaux par semaine à la prospection sur une cible définie et générer X nouveaux rendez-vous qualifiés sur le mois » donne beaucoup plus de visibilité.

La différence n’est pas la pression exercée. C’est la clarté donnée.

Et si les priorités changent toutes les semaines ?

C’est parfois inévitable. Une grosse commande arrive. Un client rencontre une difficulté. Une mission devient urgente. Un intérimaire se désiste. Le quotidien d’une agence d’emploi ne peut évidemment pas être totalement planifié.

Le problème n’est donc pas d’avoir des imprévus. Le problème est de ne jamais savoir ce qui doit passer avant quoi.

Un bon manager ne supprime pas les urgences. Il aide son équipe à les arbitrer. « Cette commande est prioritaire aujourd’hui. La prospection prévue demain reste maintenue. Cette autre tâche peut attendre jeudi. » C’est simple. Mais cette clarification peut faire gagner énormément d’énergie.

Le manager ne doit pas seulement demander « où en es-tu ? » Il doit aussi pouvoir demander : « Quelles sont tes trois priorités aujourd’hui ? » Et surtout : « Qu’est-ce qui t’empêche de les réaliser ? »

Cette deuxième question est fondamentale. Parce qu’elle permet de découvrir que le problème n’est parfois pas le collaborateur. C’est peut-être une procédure trop lourde, un manque d’outils, une mauvaise répartition des tâches, un objectif contradictoire, une surcharge d’urgences, un manque de compétence, ou simplement une priorité qui n’a jamais été clairement définie.

Manager, ce n’est pas seulement contrôler l’activité. C’est créer les conditions qui permettent à l’équipe de réussir.

Et c’est aussi une question de confiance

Quand un collaborateur comprend ce qui est prioritaire, il peut prendre davantage de décisions seul. Il sait ce qui peut attendre. Il sait ce qui doit être traité immédiatement. Il comprend pourquoi certaines tâches passent avant d’autres.

Il peut même dire : « J’ai une commande urgente à honorer aujourd’hui. Je décale cette action commerciale à demain. » Il ne subit plus son agenda. Il commence à piloter son activité.

Votre équipe n’a peut-être pas besoin de travailler davantage

Elle a peut-être besoin de travailler avec moins de dispersion. Dans une agence d’emploi, la performance ne consiste pas à remplir chaque minute de la journée — c’est aussi ce qui définit une bonne productivité d’équipe. Elle consiste à concentrer l’énergie de l’équipe sur les actions qui produisent réellement de la valeur : honorer efficacement les commandes, développer les PA pertinentes, servir et développer les clients, sécuriser les candidats et les missions, prospecter pour préparer l’avenir, et piloter la rentabilité.

Tout ne peut pas être fait en même temps. C’est précisément pour cela que le management existe.

Chez IntervYOU, nous travaillons aussi cette réalité du métier. Former une équipe d’agence d’emploi, ce n’est pas simplement lui transmettre des techniques de recrutement ou de commercial. C’est aussi lui permettre de mieux prioriser, mieux s’organiser et mieux transformer ses actions en résultats.

Les formations IntervYOU sont conçues à partir des réalités rencontrées dans les agences d’emploi : commandes d’intérim, PA, relation client, recrutement, prospection, placement, fidélisation et management. Parce qu’une équipe performante n’est pas nécessairement celle qui fait le plus de choses. C’est celle qui sait ce qu’elle doit faire en premier.